Un coordonator de voluntari trebuie sa indeplineasca o serie de sarcini de baza, prin care avantajele organizatiei sa fie pe masura efortului depus si experientei dobandite de voluntar. Sarcina centrala a coordonatorului de voluntari este sa suplimenteze serviciile oferite de angajatii organizatiei, prin identificarea unor ajutoare voluntare. Dar ofera si posibilitatea comunitatii de a se implica in activitatile. Coordonatorul de voluntari este, asadar, persoana care planifica, organizeaza si coordoneaza toate activitatile desfasurate de voluntari, si anume: recrutarea, instruirea, supervizarea si evaluarea acestora.

In primul rand, coordonatorul trebuie sa administreze si sa planifice programul de voluntariat. Sarcinile care urmeaza vor decurge in mod logic si vor avea rezultate notabile doar daca planul programului va fi pus la punct pana la ultimele detalii si va fi urmat indeaproape. Aceasta sarcina are, la randul sau, cateva componente:

• evaluarea nevoilor de voluntari ale organizatiei
• crearea departamentului de voluntariat
• stabilirea scopului si a obiectivelor acestuia
• identificarea sarcinilor voluntarilor
• crearea procedurilor de lucru cu voluntarii.

Cea de-a doua sarcina importanta este recrutarea voluntarilor si activitatile de relatii publice. Si recrutarea trebuie sa urmareasca un plan, sa identifice portretul candidatului ideal pentru activitatile si formatul organizatiei in care urmeaza sa activeze. Aceste recrutari trebuie promovate in locatii si prin metode adecvate acestui profil – daca veti cauta un voluntar care sa desfasoare activitati in domeniul IT, cel mai indicat loc de promvoare al stagiului va fi in cadrul facultatilor de profil, mai ales pe canale online.

Urmatorul pas este intervievarea si evaluarea initiala a potentialilor voluntari, activitate care va asigura alegerea candidatului care se potriveste cel mai bine cu profilul voluntarului ideal pentru fiecare dintre activitatile si domeniile de interes ale organizatiei.

Dupa o selectie atenta a persoanelor potrivite, urmeaza orientarea si trainingul voluntarilor. Acestia trebuie sa afle cat mai multe despre valorile, scopul si modul de functionare al organizatiei in care urmeaza sa activeze, dar si sa interactioneze cu spatiul inconjurator si cu angajatii.

Supervizarea voluntarilor trebuie facuta constant, pentru o indrumare corecta si un feedback complet si cat mai relevant.

 Unul dintre cele mai importante sarcini ale coordonatorului de voluntari este motivarea, recunoasterea si recompensarea meritelor voluntarilor. Indeplinirea acestei sarcini va mentine interesul voluntarilor fata de activitatile in care sunt implicati, ii va determina sa aiba initiativa, sa fie mai entuziasti si sa se simta apreciati pentru efortul depus.

Evaluarea programului de voluntariat va urmari rezultatele activitatii acestora, dar si a coordonatorului insusi. O buna gestionare a resurselor umane suplimentare pe care programul le-a furnizat trebuie sa aiba rezultate vizibile in cadrul activitatilor si obiectivelor organizatiei, dar si in procesul de dezvoltare personala si profesionala a voluntarilor implicati. Mai mult, evaluarea trebuie sa ofere exemple de sarcini reusite, dar si de segmente care nu au dat rezultatele scontate, pentru a putea fi imbunatatite cu ocazia derularii unui viitor astfel de program.

 Un ultim pas este gestionarea si raportarea rezultatelor, unei autoritati superioare.

 Desi acestea sunt sarcinile de baza ale unui coordonator de voluntari, in functie de marimea organizatiei, de scopul programului derulat sau de specificul domeniilor de activitate ale voluntarilor, poate fi nevoie de o serie de responsabilitati si activitati suplimentare. De exemplu, intr-o organizatie mare, poate fi nevoie si de instruirea prealabila a angajatilor privind lucrul cu voluntarii, in cazul in care acestia vor interactiona in mod direct.

Coordonatorul trebuie sa fie atat mentorul, prietenul si "avocatul" voluntarilor, cat si interfata, persoana de legatura a angajatilor cu voluntarii. Totodata, raspunde si de eficienta programelor de voluntariat desfasurate.

Pentru mai multe informatii, puteti accesa: www.voluntariat.ro